.Kirchenverordnung über den Kassenbetrieb und den Zahlungsverkehr bei kirchlichen Körperschaften
§ 1
§ 2
§ 3
§ 4
§ 5
§ 6
#§ 7
§ 8
§ 9
§ 10
§ 11
§ 12
§ 13
§ 14
§ 15
§ 16
§ 17
#§ 18
§ 19
§ 20
§ 21
§ 22
§ 23
§ 24
§ 25
§ 26
#§ 27
§ 28
#§ 29
#§ 30
§ 31
§ 32
§ 33
Anlage 1
###Anlage 2
###Anlage 3
###
Anlage 4
###
Kirchenverordnung über den Kassenbetrieb und den Zahlungsverkehr bei kirchlichen Körperschaften
in der Evangelisch-lutherischen
Landeskirche in Braunschweig
(KassenVO)
Vom 2. November 2020
Die Kirchenregierung hat aufgrund von Artikel 98 der Verfassung der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig in Verbindung mit §§ 30 Abs. 11, 38 Abs. 2, 38 Abs. 5, 39 Abs. 2, 42 Abs. 4, 44 und 81 Abs. 1 des Kirchengesetzes über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen in der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig (HKRG) vom 22.11.2019 folgende Kirchenverordnung erlassen:
#####Abschnitt 1 Organisation
###§ 1
Kassenleitung
(
1
)
Die Kassenleitung ist für die ordnungsgemäße, zweckentsprechende und wirtschaftliche Erledigung der Kassengeschäfte verantwortlich.
(
2
)
In Fällen des § 2 Absatz 1 Buchstabe e) und f) setzt die Kassenleitung die für die Kassenaufsicht bestellte Person über die Gegebenheiten in Kenntnis.
#§ 2
Kassenpersonal
(
1
)
Das Personal der Kasse ist insbesondere verpflichtet,
- in seinem Arbeitsbereich sorgfältig auf die Sicherheit der Kasse und des Kassenbestandes zu achten,
- die Datenerfassung unverzüglich vorzunehmen,
- die angeordneten Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig zu erheben oder zu leisten,
- für eine schnelle Abwicklung der Verwahrgelder und Vorschüsse zu sorgen,
- die Kassenleitung unverzüglich zu unterrichten, wenn sie in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten und
- Mängel oder Unregelmäßigkeiten im Bereich der Kasse der Kassenleitung mitzuteilen.
(
2
)
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kasse dürfen nicht
- eigene Zahlungsmittel oder Wertgegenstände in Kassenbehältern aufbewahren und
- ohne Genehmigung der Kassenleitung Zahlungsmittel oder Wertgegenstände außerhalb der Kassenräume annehmen.
(
3
)
Zahlungsmittel und Wertgegenstände dürfen nur von den hierfür Beauftragten entgegengenommen werden.
(
4
)
1 Die mit der Buchhaltung und die mit dem Zahlungsverkehr betrauten Personen sollen sich regelmäßig nicht vertreten. 2 Ausnahmen bedürfen der Zustimmung der zuständigen Stelle (§ 1 Abs. 2 HKRG).
#§ 3
Geschäftsverteilung
Die Geschäftsverteilung in der Kasse ist durch die zuständige Stelle zu regeln.
#§ 4
Dienst- und Fachaufsicht
(
1
)
Die Dienstaufsicht über die Kassenleitung führt eine durch die zuständige Stelle beauftragte Person (Kassenaufsicht).
(
2
)
Die Kassenleitung führt die Dienst- und Fachaufsicht über das Kassenpersonal.
(
3
)
1 Die Kassenaufsicht ist Bestandteil der Fachaufsicht und dient der Kontrolle über den Ablauf der Geschäfte in der Kasse und der Einhaltung der Kassensicherheit. 2 Im Rahmen der Kassenaufsicht ist die Kasse zu prüfen. 3 Die Kassenaufsicht umfasst kein Weisungsrecht gegenüber dem Kassenpersonal.
(
4
)
Die für die Kassenaufsicht zuständige Stelle erlässt gemäß dem anliegenden Muster (Anlage 1) eine Dienstanweisung über Anordnungsbefugnisse sowie über Form und Inhalt von Kassenanordnungen.
#Abschnitt 2 Geschäftsgang
###§ 5
Kassenstunden
Die Öffnungszeiten der Kasse sind in geeigneter Weise bekanntzugeben.
#§ 6
Eingänge
(
1
)
Die Kassenleitung hat darauf zu achten, dass Postsendungen und dergleichen an die Kasse ungeöffnet weitergeleitet werden.
(
2
)
Wertsendungen sind von der Kassenleitung in Gegenwart einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Kasse zu öffnen und zu prüfen.
(
3
)
1 Eingehende Schecks (Verrechnungsschecks) sind wie Bargeld zu behandeln und zu vereinnahmen. 2 Sie sind unverzüglich zur Kontogutschrift beim Bankinstitut einzureichen.
(
4
)
Als Tag der Einzahlung gilt:
- bei Übergabe oder Übersendung von Zahlungsmitteln an die Kasse der Tag des Eingangs,
- bei Überweisungen auf ein Konto der Kasse der Tag, zu dem der Betrag gutgeschrieben worden ist.
§ 7
Kassenübergabe
(
1
)
Bei einem Wechsel der Kassenleitung ist eine Kassenbestandsaufnahme und möglichst eine Kassenprüfung vorzunehmen.
(
2
)
Bei der Kassenübergabe wirkt die für die Kassenaufsicht zuständige Person mit.
(
3
)
Über die Kassenübergabe wird eine Niederschrift angefertigt.
(
4
)
1 Ist die Kassenleitung vorübergehend (z.B. durch Urlaub, Krankheit, dienstliche Abwesenheit oder andere Gründe) an der Wahrnehmung dieser Funktion verhindert, werden die Kassengeschäfte von der Vertretung wahrgenommen. 2 Die Wahrnehmung ist jeweils im Tagesabschluss zu vermerken.
#Abschnitt 3 Geldverwaltung, Zahlungen
###§ 8
Konten
(
1
)
Die zuständige Stelle regelt, welche Konten unterhalten werden, und bestimmt einvernehmlich mit der Kassenleitung die Kontenbezeichnung und welche Mitarbeitenden in der Kasse Verfügungsberechtigung über die Konten erhalten.
(
2
)
Bestehende Girokonten der an der Kassengemeinschaft beteiligten kirchlichen Körperschaften sind in Girokonten der Kasse umzuwandeln.
(
3
)
Die bestehenden Konten (einschließlich der Zahlstellen-Girokonten) sind in einer aktuellen Übersicht nachzuweisen.
#§ 9
Geldanlagen
(
1
)
1 Für die Liquiditätssteuerung ist die Kassenleitung verantwortlich. 2 Für die Liquidität nicht benötigte Kassenmittel werden von der Stelle, die für die Geldanlage zuständig ist, angelegt.
(
2
)
Die zuständige Stelle bestimmt die für die übrigen Geldanlagen und für die Verwaltung des Kapitalvermögens nach §§ 56 und 57 HKRG zuständigen Mitarbeitenden, die damit zur Errichtung von Depots und Konten befugt werden.
#§ 10
Zahlungsverkehr
(
1
)
1 Überweisungsaufträge und Schecks sind von zwei Personen zu unterzeichnen. 2 Berechtigte Personen sind in geeigneter Weise bekannt zu machen.
(
2
)
1 Wird der Zahlungsverkehr elektronisch vorgenommen, haben die Verfügungsberechtigten die Zahlungsliste vor Übermittlung an die Bank stichprobenartig zu prüfen und zu unterschreiben. 2 Dabei ist insbesondere zu prüfen, ob die in den Anordnungen und zahlungsbegründenden Unterlagen angegebenen Daten (Empfänger und Bankverbindung) mit denen in der Zahlungsliste übereinstimmen.
(
3
)
1 Aus Gründen der Kassensicherheit ist mit dem Geldinstitut zu vereinbaren, dass Abhebungen von Sparkonten nur über ein Konto der kassenführenden Stelle zulässig sind. 2 Andere Anlageformen sind ebenfalls nur über ein Referenzkonto der Kasse zu bewirtschaften.
(
4
)
Zahlungen sollen im elektronischen Überweisungsverfahren erfolgen.
(
5
)
1 Zahlungsmittel, die der Kasse oder der Zahlstelle übergeben werden, sind in deren Gegenwart auf ihre Echtheit, Vollzähligkeit und Vollständigkeit zu prüfen. 2 Als Zahlungsmittel soll die Währung EURO verwendet werden. 3 In begründeten Ausnahmefällen sind ausländische Währungen zulässig.
(
6
)
Das Ausstellen von Verrechnungsschecks ist unzulässig.
(
7
)
Das Führen von Kreditkarten und Bankkarten bedarf der Zustimmung der zuständigen Stelle.
(
8
)
1 Bei elektronischer Zahlung von Personalkosten dient die von der datenverarbeitenden Stelle (ZGAST) erstellte Zusammenstellung der Brutto-Personalkosten als Zahlungsliste. 2 Zwei hierzu berechtigte Mitarbeitende der Kasse haben darauf zu bescheinigen, dass der Gesamtbetrag gebucht und gezahlt wurde.
#§ 11
Barkasse
(
1
)
Die Barkasse ist Bestandteil der Kasse (Einheitskasse gem. § 38 Absatz 1 HKRG) und ausschließlich beim Träger der Kassengemeinschaft (§ 38 Absatz 2 HKRG) zu führen.
(
2
)
1 Der Barbestand ist so niedrig wie möglich zu halten. 2 Er darf den versicherten Betrag nicht übersteigen.
(
3
)
Die Kasse hat sich bei Barauszahlungen davon zu überzeugen, dass die abholende Person zum Empfang berechtigt ist.
(
4
)
Über die Zahlungsvorgänge wird ein Kassenbuch geführt.
(
5
)
1 Alle vorgenommenen Auszahlungen und alle angenommenen Einzahlungen eines Tages sind in das Kassenbuch einzutragen. 2 Das bei der Bank abgehobene Bargeld ist als Einzahlung, dass bei der Bank eingezahlte Bargeld als Auszahlung einzutragen.
(
6
)
1 Bei Beendigung der Kassenstunden sind alle Ein- und Auszahlungen zu addieren. 2 Der Saldo aus Anfangsbestand und Ein- und Auszahlungen ergibt den Bargeldsollbestand. 3 Der vorhandene Bargeldbestand ist zu ermitteln und ebenfalls ins Kassenbuch einzutragen.
(
7
)
Ergibt der Soll-Ist-Vergleich einen Fehlbetrag oder Überschuss, ist dies unverzüglich der Kassenleitung zu melden.
(
8
)
1 Die Übergabe der Barkasse an einen Mitarbeitenden bedarf der Anordnung der Kassenleitung. 2 Die Übergabe ist von den Beteiligten im Barkassenbuch zu bestätigen und von der Kassenleitung gegenzuzeichnen.
(
9
)
Ist die Übergabe durch den bisherigen Mitarbeitenden nicht möglich, stellen Kassenleitung und der neue Mitarbeitende den Bestand der Barkasse schriftlich im Kassenbuch fest und zeichnen ihn gegen.
#§ 12
Quittungen
(
1
)
1 Quittungen bei Einzahlungen sind unter Verwendung fortlaufend nummerierter Durchschreibeblocks zu erstellen. 2 Bei elektronischen Verfahren sind die hieraus generierten Quittungen zu verwenden. 3 Sie müssen enthalten:
- Empfangsbekenntnis,
- einzahlende Person,
- empfangsberechtigte Person,
- Betrag in Zahlen und Worten,
- Grund der Einzahlung,
- Ort und Tag der Einzahlung,
- Bezeichnung der annehmenden Kasse ggf. mit Nennung der Zahlstelle,
- Unterschrift.
(
2
)
Name und Unterschrift werden durch Aushang im Kassenraum bekannt gemacht.
(
3
)
Bei Auszahlungen gegen sofortigen Empfang von Kleinhandelswaren genügt als zahlungsbegründende Unterlage der Kassenbon als Quittung.
#§ 13
Kassenanordnungen
(
1
)
1 Die in der Kasse eingehenden Kassenanordnungen sind unverzüglich mit dem Eingangsdatum zu versehen, sowie auf formelle Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. 2 Eine inhaltliche Prüfung ist möglich. 3 Hat die Kasse gegen Form oder Inhalt einer Kassenanordnung Bedenken, richtet sich das Verfahren nach § 30 Absatz 12 HKRG und ist in der Kasse zu dokumentieren.
(
2
)
1 Nimmt die Kasse Einzahlungen an, für die keine Kassenanordnung vorliegt, so informiert sie die für die Bewirtschaftung zuständige Stelle. 2 Diese hat umgehend eine entsprechende Kassenanordnung an die Kasse zu leiten.
(
3
)
Enthält ein Rechnungsbeleg die Angaben nach § 30 Absatz 3 b), c), d) und g) HKRG, genügt anstelle des Vordrucks ein Stempelaufdruck (Anlage 2) auf dem Rechnungsbeleg, in welchem die übrigen Angaben des Absatzes 3 ergänzt werden (verkürzte Kassenanordnung).
#§ 14
Fälligkeit, Zahlungserinnerung, Mahnung
(
1
)
Für die Überwachung der Fälligkeitstermine der angewiesenen Beträge ist die Kasse verantwortlich.
(
2
)
1 Ist ein Betrag zum Fälligkeitstermin nicht eingegangen, so wird dem Zahlungspflichtigen durch die Kasse (ggf. unter Einbeziehung der anordnenden Stelle) eine Zahlungserinnerung mit einer angemessenen Zahlungsfrist zugesandt. 2 Enthält die Kassenanordnung keinen Fälligkeitstermin, so erfolgt die Zahlungserinnerung vier Wochen nach Eingang der Kassenanordnung in der Kasse.
(
3
)
1 Erfolgt innerhalb der erneuten Zahlungsfrist nach Absatz 2 kein Zahlungseingang, ist der Zahlungspflichtige von der Kasse zu mahnen. 2 Mahngebühren können nach Maßgabe der Abgabenordnung (AO) erhoben werden. 3 Von Mahnungen von Beträgen unter 5,00 € wird abgesehen. 4 Gleichzeitig soll die entsprechende Forderung niedergeschlagen werden.
(
4
)
Geht der Betrag nach einer angemessenen Frist nicht bei der Kasse ein, wird das gerichtliche Mahnverfahren bzw. Verwaltungszwangsverfahren eingeleitet.
#Abschnitt 4 Zahlstellen
###§ 15
Einrichtung und Schließung von Zahlstellen
(
1
)
Zur Erledigung des örtlichen Zahlungsverkehrs können bei Bedarf Zahlstellen als Teil der Kasse der Kassengemeinschaft geführt werden.
(
2
)
1 Über die Einrichtung und Schließung von Zahlstellen entscheidet das Leitungsorgan des Trägers der Kassengemeinschaft. 2 Die Einrichtung ist schriftlich zu dokumentieren. 3 Die Kassenleitung und die für die Kassenaufsicht bestellte Person sind zu beteiligen.
(
3
)
Die Zahlstelle kann einen Bestand an Zahlungsmitteln als Vorschuss erhalten.
(
4
)
Eine Zahlstelle soll vom Träger der Kassengemeinschaft geschlossen werden, wenn eine Notwendigkeit für den Betrieb nicht mehr besteht.
(
5
)
1 Bei Schließung der Zahlstelle ist eine Kassenbestandsaufnahme durchzuführen und zu dokumentieren. 2 Der Saldo des Kassenbestandes ist unter Vorlage der Kassenbelege abzurechnen und auszugleichen.
#§ 16
Zahlstellenverwaltung
(
1
)
1 Die Kassenleitung bestellt für jede Zahlstelle jeweils eine fachlich und persönlich geeignete Person zur Zahlstellenverwaltung sowie zur stellvertretenden Zahlstellenverwaltung. 2 Ist die Bestellung einer Vertretung nicht möglich, ist dies in der Niederschrift zur Errichtung der Zahlstelle zu begründen.
(
2
)
1 Eine Dienstanweisung für die Verwaltung von Zahlstellen ist nach einem verbindlichen Muster (Anlage 3) zu erlassen. 2 Die eingerichteten Zahlstellen sind in einem Bestandsverzeichnis beim Träger der Kassengemeinschaft nachzuweisen.
(
3
)
Bei jedem Wechsel der Zahlstellenverwaltung ist die Übergabe der Geschäfte durch eine Niederschrift nach einem verbindlichen Muster (Anlage 4) zu dokumentieren.
#§ 17
Aufgaben der Zahlstellen
(
1
)
1 Eine Zahlstelle ist als Bestandteil der Kasse ein ergänzendes Instrument des Zahlungsverkehrs für die festgelegten Zwecke. 2 Sie dient der nachrangigen Abwicklung von Barauszahlungen und Bareinzahlungen in Fällen, in denen eine Ausführung über die Kasse nicht zweckmäßig ist.
(
2
)
Insbesondere folgende Geschäftsvorgänge sind nicht zulässig:
- Personalausgaben (einschließlich Honorare und Aufwandsentschädigungen),
- personalbezogene Sachausgaben (einschließlich Reisekosten),
- Zahlungen, zu deren Prüfung besondere Fachkenntnisse erforderlich sind,
- Zahlungen, die sich auf Unterlagen beziehen, die in der Zahlstelle nicht vorliegen,
- Annahme von durchlaufenden Geldern (ausgenommen Spenden und Kollekten),
- Geschäftsvorfälle, die sich durch Überweisungen (unbarer Geldverkehr) abwickeln lassen.
§ 18
Führung der Bücher, Belege der Zahlstelle
(
1
)
Die Zahlstellenverwaltung erfasst alle Ein- und Auszahlungen nach der Zeitfolge unter Angabe der Haushaltsstelle unter Zuordnung der Belege.
(
2
)
An jeden Tag, an dem Ein- und Auszahlungen erfolgt sind, ist der Kassen-Sollbestand zu ermitteln und mit dem Kassen-Istbestand zu vergleichen (Kassenabstimmung).
#§ 19
Abrechnung der Zahlstelle mit der Kasse
(
1
)
1 Soweit bei der Einrichtung der Zahlstelle nichts Anderes festgelegt ist, wird die Zahlstelle monatlich mit der Kasse abgerechnet. 2 Der Abrechnung hat ein Zahlstellenabschluss unmittelbar vorauszugehen.
(
2
)
1 Die Zahlstellenverwaltung wird über die Finanzsoftware durchgeführt, sofern nicht im Einzelfall eine begründete Ausnahme vorliegt. 2 Hierüber entscheidet das für die Einrichtung der Zahlstelle zuständige Leitungsorgan des Trägers der Kassengemeinschaft.
(
3
)
Die Zahlstellenabrechnung ist nach Abschluss von der Zahlstellenverwaltung zu unterzeichnen.
(
4
)
Der Zahlstellenabrechnung sind die jeweiligen Belege beizufügen.
#§ 20
Kassensicherheit bei Zahlstellen
(
1
)
Vollmacht und Bankkarte für das Girokonto der Kasse kann die Zahlstellenverwaltung und die Vertretung erhalten.
(
2
)
Für die Verwaltung des Barbestandes der Zahlstelle gilt § 24 entsprechend.
#§ 21
Kassenprüfung bei Zahlstellen
1 Für Kassenprüfungen bei Zahlstellen gelten die Vorschriften des § 70 HKRG. 2 Hierfür soll eine Person vor Ort bestellt werden.
#Abschnitt 5 Kassensicherheit
###§ 22
Umsetzung der Kassensicherheit
(
1
)
Die Kassenleitung ist für die Kassensicherheit verantwortlich.
(
2
)
Die Zugriffsberechtigung zu den einzelnen Bereichen der Finanzsoftware ist zu regeln, zu dokumentieren und über die Software zu steuern.
#§ 23
Schlüssel
(
1
)
1 Die Schlüssel, Zugangscodes und ähnliches sind sicher vor unberechtigtem Zugriff zu verwahren. 2 Die Schlüsselberechtigung und -herausgabe ist zu dokumentieren (z.B. für Tresorschlüssel, Barkassenschlüssel, Dienstschlüssel, Duplikat-Schlüssel).
(
2
)
1 Der Verlust von Schlüsseln ist der Kassenleitung unverzüglich anzuzeigen. 2 Die Kassenleitung regelt im Einvernehmen mit der zuständigen Stelle das Weitere und setzt die mit der Kassenaufsicht betraute Person in Kenntnis.
#§ 24
Zahlungsmittel und Wertgegenstände
(
1
)
1 Zahlungsmittel, Schecks, Sparbücher und sonstige Urkunden über Vermögenswerte und Ansprüche sind in einem geeigneten Kassenbehälter (z.B. Tresor, Stahlschrank) aufzubewahren, soweit sie nicht zur Erledigung der laufenden Kassengeschäfte in einem verschließbaren Behälter von den mit der Führung der Barkasse beauftragte Personen zur Verfügung zu halten sind. 2 Dieser Behälter ist nur während des einzelnen Zahlungsvorganges geöffnet zu halten.
(
2
)
Zahlungsmittel und Wertgegenstände, die nicht zum Bestand der Kasse gehören, dürfen nur mit schriftlicher Dokumentation im Kassenbehälter und nur getrennt von den Beständen der Kasse aufbewahrt werden.
(
3
)
Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Gegenstände ist ein Nachweis zu führen.
#§ 25
Kassenbücher, Protokolle, Belege
(
1
)
1 Bücher nach § 46 HKRG sind gesichert aufzubewahren. 2 Die Bestimmungen des Datenschutzes sind einzuhalten.
(
2
)
1 Kassenbücher, Belege und Akten dürfen nur den mit Prüfungen Beauftragten ausgehändigt werden. 2 Anderen Personen ist die Einsicht in die Unterlagen nur zu gestatten, wenn ein berechtigtes Interesse dargelegt wird.
#§ 26
Geldbeförderung
Bei Geldtransporten sind besondere Vorsichtsmaßnahmen zu beachten:
- Beträge von mehr als 10.000 € sind von zwei Personen zu befördern, die von der Kassenleitung damit beauftragt sind.
- Der zu befördernde Geldbetrag darf die Höhe des gegen Beraubung versicherten Wertes nicht übersteigen.
Abschnitt 6 Buchführung und Belege
###§ 27
Buchführung
(
1
)
1 Eingehende Buchungsbelege sind zeitnah, d.h. in der Regel am auf den Eingang folgenden Arbeitstag zu erfassen und zu buchen. 2 Die Belege sind mit einem Buchungsvermerk zu versehen. 3 Buchungsrückstände von mehr als drei Arbeitstagen sowie Kassendifferenzen, die nicht innerhalb von zwei Arbeitstagen aufgeklärt werden konnten, hat die Kassenleitung der mit der Kassenaufsicht beauftragten Person anzuzeigen.
(
2
)
Für wiederkehrende Ausgaben (z.B. öffentliche Abgaben) kann die Kasse Lastschriftmandate erteilen.
(
3
)
Grundsätzlich erfolgen alle Buchungen auf Grund von Kassenanordnungen, die den Vorschriften des HKRG entsprechen.
(
4
)
1 Ausnahmen sind die Vorgänge nach § 30 Absatz 11 HKRG. 2 Für diese werden interne Buchungsbelege erstellt.
#§ 28
Anlagenbuchhaltung
(
1
)
Aufgabe der Anlagenbuchhaltung ist es, Veränderungen des Sachanlagevermögens sowie der dazugehörigen Sonderposten in der Buchhaltung zu erfassen. Hierzu gehören:
- Anlage und Pflege der Stammdaten der Anlagenbuchhaltung,
- Buchung der Belege,
- Buchung von Zu- und Abgängen des Sachanlagevermögens,
- Prüfung der Festlegung der Nutzungsdauer anhand der Abschreibungstabelle,
- Buchung von Investitionszuwendungen Dritter sowie Zuordnung zu den geförderten Vermögensgegenständen,
- Durchführung und Prüfung des Abschreibungslaufs und
- Abstimmung der Anlagenbuchhaltung mit der Haushalts-/Bilanzbuchhaltung.
(
2
)
Bei Erfassung von Buchungen in der Anlagenbuchhaltung sind auf dem buchungsbegründenden Beleg die Anlagennummern zu notieren.
§ 29
Erfassungsunterlagen
(
1
)
Die Datenerfassung darf nur aufgrund ordnungsgemäßer Belege vorgenommen werden.
(
2
)
1 Kasseninterne Buchungsbelege müssen von der mit der Buchhaltung betrauten Person und der Kassenleitung unterzeichnet werden. 2 Gleiches gilt insbesondere für
- die Abwicklung von Irrläufern und
- die Weiterleitung von Einzahlungen aufgrund gesetzlicher Vorschriften oder nach Maßgabe getroffener Vereinbarungen an die Berechtigten.
§ 30
Abstimmung
(
1
)
Bei automatisierten Zahlungen sind die erfassten Daten von zwei Personen anhand der Kassenanordnungen und der Erfassungsprotokolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.
(
2
)
Die Abstimmung der Girokonten erfolgt vor dem Tagesabschluss.
(
3
)
1 Die mit der Führung der Barkasse beauftragte Person hat diese bei Bestandsveränderungen am selben Tag abzustimmen und abzuschließen. 2 Die Abschlüsse sind der Kassenleitung zur Gegenzeichnung vorzulegen.
#§ 31
Ordnen der Belege
(
1
)
1 Die Belege mit zahlungsbegründender Unterlage sind grundsätzlich nach der Ordnung des Sachbuches in der Kasse aufzubewahren. 2 Belege, die zu mehreren Buchungsstellen innerhalb eines Rechtsträgers gehören, sind bei der ersten Stelle einzuordnen. 3 Bei den weiteren Buchungsstellen ist ein entsprechender Hinweis aufzunehmen.
(
2
)
Geht ein Beleg verloren, wird ein Ersatzbeleg mit der Aufschrift »Ersatzbeleg für den in Verlust geratenen Beleg « gefertigt.
#Abschnitt 7 Schlussbestimmungen
###§ 32
Übergangsregelungen
Die Regelungen für Zahlstellen gemäß Abschnitt 4 sind unverzüglich anzuwenden.
#§ 33
Inkrafttreten, Außerkrafttreten
(
1
)
Diese Kirchenverordnung tritt am 1. Januar 2021 in Kraft.
(
2
)
Die Ordnung über die Verwaltung von Pfarramts- und Treuhandkassen vom 15. März 1990 (ABl. 1990 S. 137), zuletzt geändert durch Euro-Anpassungsverordnung vom 12. Juni 2001 (ABl. 2001 S. 102) tritt mit Ablauf des Tages vor dem Inkrafttreten dieser Kirchenverordnung außer Kraft.
(
3
)
Die Verwaltungsanordnung über die Führung von Treuhandkassen des Landeskirchenamtes (Treuhandkassenvorschrift) vom 5. September 1989 (ABl. 1989 S. 66) tritt mit Ablauf des Tages vor dem Inkrafttreten dieser Kirchenverordnung außer Kraft.
#Anlage 1
Dienstanweisung über Anordnungsbefugnisse sowie über Form und Inhalt von Kassenanordnungen gemäß § 4 Absatz 4
###der Kassengemeinschaft: __________________
Die für die Kassenaufsicht zuständige Stelle hat gemäß § 30 Absatz 13 HKRG i.V.m. § 4 Absatz 4 der Kirchenverordnung über den Kassenbetrieb und den Zahlungsverkehr folgende Dienstanweisung erlassen.
Anordnungsbefugnisse
Die Anordnungsbefugnis wird von der zuständigen Stelle im Sinne von § 1 Absatz 2 HKRG erteilt.
Für die der Aufsicht der Landeskirche unterstehenden kirchlichen Körperschaften werden Kassenanordnungen vom geschäftsführenden Mitglied des für die Ausführung des Haushaltes zuständigen Organs angeordnet. Bei seiner Verhinderung unterzeichnet derjenige Vorsitzende oder stellvertretende Vorsitzende, der nicht geschäftsführendes Mitglied des Organs ist oder das sonst vom Organ dazu bevollmächtigte Mitglied. Ist ein geschäftsführendes Mitglied nicht vorhanden (z.B. bei Kirchenverbänden), regelt das für die Ausführung des Haushalts zuständige Organ die Anordnungsbefugnis durch Beschluss. In sachlich begründeten Fällen können mit Genehmigung des Landeskirchenamtes auch Mitarbeiter bevollmächtigt werden.
Mit der Unterschrift übernimmt der Anordnende die Verantwortung dafür, dass:
- in der Kassenanordnung keine offensichtlich erkennbaren Fehler enthalten sind,
- die Feststellungsvermerke (sachliche und rechnerische Richtigkeit) von den dazu Befugten abgegeben worden sind und
- Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.
Feststellungsbefugnisse
Die Feststellungsbefugnis wird von der zuständigen Stelle im Sinne von § 1 Absatz 2 HKRG erteilt.
Die Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der für die Zahlung maßgeblichen Angaben ist auf der Kassenanordnung zu bescheinigen.
Mit der sachlichen Feststellung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass:
- die für die Zahlung maßgeblichen Angaben in der förmlichen Kassenanordnung und den zahlungsbegründenden Unterlagen richtig sind,
- die Angaben gemäß § 30 Absatz 3 HKRG enthalten sind (§ 13 Absatz 3 KassenVO bleibt unberührt),
- die Lieferung oder Leistung vertragsgemäß erbracht worden ist und
- Abschlagszahlungen, Vorauszahlungen, Pfändungen und Abtretungen vollständig und richtig berücksichtigt worden sind.
Mit der rechnerischen Feststellung wird die Verantwortung dafür übernommen, dass:
- der anzunehmende, auszuzahlende oder zu buchende Betrag in der förmlichen Kassenanordnung und den zahlungsbegründenden Unterlagen richtig ist und
- die Berechnungsgrundlagen richtig sind.
Eine fachtechnische Feststellung ist erforderlich, wenn zum Beurteilen eines Vorganges besondere Fachkenntnisse notwendig sind. Für die der Aufsicht der Landeskirche unterstellten kirchlichen Körperschaften bescheinigt die vom Landeskirchenamt bezeichnete Stelle die fachtechnische Richtigkeit. Diese ist entbehrlich, wenn:
- Wartungsarbeiten aufgrund vom Landeskirchenamt genehmigter Wartungsverträge betroffen sind,
- der auszuzahlende Rechnungsbetrag 5.000 Euro im Einzelfall nicht übersteigt,
- es sich nicht um denkmalpflegerische Maßnahmen handelt.
Eine Zusammenfassung von Anordnungs- und Feststellungsbefugnissen ist grundsätzlich nicht zulässig (4-Augen-Prinzip).
In Fällen, in denen der Anordnende ausschließlich mit der Bearbeitung einer Aufgabe betraut ist, darf die sachliche Feststellung neben der Anordnungsbefugnis unterzeichnet werden.
Form und Inhalt von Kassenanordnungen
Kassenanordnungen sind grundsätzlich elektronisch, die Anordnungs- und Feststellungsvermerke mit dokumentenechten Schreibmitteln zu erstellen. Ergänzend zu den Vorgaben des § 30 Absatz 3 a) - k) und Absatz 5 HKRG und § 13 KassenVO müssen Kassenanordnungen enthalten: 1#
- __________,
- __________,
- __________.
Eine Einzelanordnung ist eine Kassenanordnung für einen Einzahlenden/Empfänger. Eine Sammelanordnung ist eine Kassenanordnung für mehrere Einzahler/Empfänger, die sich auf die gleiche Haushaltsstelle bezieht.
Sind einer Kassenanordnung mehrere Haushaltsstellen zugeordnet, ist für jede Haushaltsstelle eine Ausfertigung zu erstellen. Jede Ausfertigung ist mit Anordnungs- und Feststellungsvermerk zu versehen.
Für sich wiederholende, im Vorfeld feststehende Leistungen sind für eine Haushaltsstelle Daueranordnungen (bei umsatzsteuerrelevanten Vorgängen „Wiederkehrende Belege“) zu erstellen.
Eine Allgemeine Kassenanordnung im Sinne von § 30 Absatz 7 HKRG muss enthalten:
- die Bezeichnung der Art der Einnahme/Ausgabe unter Angabe von entsprechenden Kennnummern (z.B. Veranstaltungsnummer, Lehrgang, Vertragsnummer),
- den Anordnungsvermerk und die sachliche Feststellung.
Soll die Berichtigung einzelner Angaben auf noch nicht ausgeführten Kassenanordnungen erfolgen, muss die Kassenanordnung mit einem Änderungsvermerk versehen werden, wobei die ursprünglichen Angaben lesbar bleiben müssen. Die Änderungen sind von einem Anordnungs- und Feststellungsberechtigten mit entsprechenden Anordnungs- und Feststellungsvermerken zu versehen.
Soweit bereits gebuchte Zahlungen auf eine andere Haushaltsstelle übertragen werden sollen, ist der Kasse eine Umbuchungsanordnung zu erteilen.
Auszahlungsanordnungen
Auszahlungsanordnungen sind der Kasse so rechtzeitig zuzuleiten, dass die Zahlung fristgerecht (auch für Skontoabzug) geleistet werden kann.
Liegen der Auszahlung:
- Verträge,
- gerichtliche oder notarielle Anerkenntnisse oder
- sonstige Urkunden
zugrunde, so ist in der Auszahlungsanordnung darauf zu verweisen.
Bei Abschlagszahlungen ist anzugeben, ob es sich um die erste, zweite oder folgende Abschlagszahlung handelt.
Abtretungserklärungen sind beizufügen.
Beträge, die von Dritten an die Kasse zurückgezahlt werden, sind von der Ausgabe abzusetzen. Rückzahlungen auf Ausgaben aus Vorjahren sind als Einnahmen zu behandeln.
Annahmeanordnungen
Forderungen sind gegenüber dem Zahlungspflichtigen unter Angabe der Haushaltsstelle geltend zu machen.
Alle Forderungen, die im Laufe des Haushaltsjahres fällig werden, sind bei ihrer Entstehung anzuordnen. Es darf nicht erst der Geldeingang abgewartet werden.
Beträge, die von der Kasse an Dritte zurückgezahlt werden, sind von der Einnahme abzusetzen. Rückzahlungen auf Einnahmen aus Vorjahren sind als Ausgabe zu behandeln.
Sonstiges
Die Kasse ist unverzüglich zu unterrichten, wenn mit Ein- und Auszahlungen über __________€ zu rechnen ist.
Für Verwahrgelder, durchlaufende Gelder und Vorschüsse gelten die Regelungen entsprechend. Bei Auszahlung von Vorschüssen ist möglichst gleichzeitig eine Annahmeanordnung über die erwartete Rückzahlung zu erstellen. Die Abwicklung der Vorschuss- und Verwahrkonten hat unverzüglich zu erfolgen.
#Anlage 2
Stempelvordruck für verkürzte Kassenanordnungen gemäß § 13 Absatz 3
###Kassenannahme- / Kassenauszahlungsanordnung
Haushaltsjahr: 20_____
Haushaltsstelle: __________ Betrag:__________€
in Worten: ____________________
Sachlich und rechnerisch richtig:
____________________
Sachlich richtig (sofern nicht aus dem Beleg/den Anlagen zu entnehmen), zugleich angeordnet.
Kirchengemeinde*: ____________________
den: __________
____________________________________
(Unterschrift des Anordnungsberechtigten)
(*Propstei, Kirchenverband, Propsteiverband, Kirchengemeindeverband)
#Anlage 3
Dienstanweisung für die Zahlstellenverwaltung gemäß § 16 Absatz 2
###der Kasse der Kassengemeinschaft: | ________ |
in der Kirchengemeinde/Einrichtung: | ________ |
Zweck: | ________ |
Bargeld-Höchstbestand: | _______________€ |
Abrechnungszyklus: | monatlich zum _____ |
¼ jährlich zum _____ | |
_____________ |
UMSATZSTEUER-VORANMELDUNGSZEITRÄUME SIND ZU BEACHTEN!
Die Leitung der Kassengemeinschaft hat gemäß § 39 Absatz 2 HKRG beschlossen, eine Zahlstelle für den o.g. Aufgabenbereich einzurichten und die Verwaltung der Zahlstelle (Zahlstellenverwaltung)
ab dem __________
Herrn/Frau ________________________ zu übertragen.
Aufgaben und Grundsätzliches
Die Zahlstelle ist Teil der Kasse der Kassengemeinschaft und untersteht der Fachaufsicht durch die Leitung der Kassengemeinschaft. Die Leitung der Kassengemeinschaft ist berechtigt und verpflichtet, regelmäßig Prüfungen der Zahlstelle vorzunehmen. Sie kann diese Aufgabe innerhalb der Kasse übertragen.
Die Zahlstellenverwaltung darf nur in dem ihm/ihr übertragenen Umfang Einzahlungen bis höchstens __________€ annehmen und Auszahlungen bis zu einem Höchstbetrag von __________€ (je Einzelrechnung) leisten.
Barspenden zu Gunsten des Zwecks der Zahlstelle dürfen in der Barkasse verbleiben, sofern dadurch der Bargeldhöchstbestand nicht überschritten wird. Barspenden für andere Zwecke sind der Kasse unverzüglich zuzuleiten. Kollekten und andere Spendensammlungen für Dritte werden über die Zahlstelle eingenommen und an die Kasse abgeführt.
Die Zahlstellenverwaltung überprüft die rechnerische und sachliche Richtigkeit der Verwendung der Mittel, wenn die zuständige Person die ausgezahlten Barmittel anhand der von ihr vorzulegenden Belege mit der Zahlstelle abrechnet.
Die Zahlstellenverwaltung ist für die ordnungsgemäße Buchführung, den Nachweis des Geldbestandes sowie für die regelmäßigen Abrechnungen mit der Kasse verantwortlich.
Ist die Zahlstellenverwaltung vorrübergehend verhindert, werden die Aufgaben von der stellvertretenden Zahlstellenverwaltung wahrgenommen. Die Übergabe der Geschäfte ist in geeigneter Weise zu dokumentieren.
Von der Zahlstelle dürfen keine
- Personalausgaben (einschl. Honorare und Aufwandsentschädigungen),
- personalbezogene Sachausgaben (einschl. Reisekosten),
- Zahlungen zu deren Prüfung besondere Fachkenntnisse erforderlich sind,
- Zahlungen die sich auf Unterlagen beziehen, die in der Zahlstelle nicht vorliegen,
- Annahme von durchlaufenden Geldern (ausgenommen Spenden und Kollekten),
- Geschäftsvorfälle, die sich durch Überweisungen (unbarer Geldverkehr) abwickeln lassen.
durchgeführt werden.
Aufbewahrung
Die Barmittel der Zahlstelle sind in einer Geldkassette unter Verschluss aufzubewahren. In dieser Geldkassette dürfen keine privaten Gelder aufbewahrt werden. Im Übrigen sind die versicherungstechnischen Bestimmungen zu beachten.
Girokonto
Von der Zahlstelle darf grundsätzlich nur Bargeld verwaltet werden.
Zum ausschließlichen Geldtransfer zwischen der Zahlstelle und der Kasse ist in der Kassengemeinschaft das folgende Konto eingerichtet worden:
Bezeichnung (IBAN): ____________________
bei Kreditinstitut: ________________________
Wird der Bargeldhöchstbestand der Zahlstelle überschritten, sind die übersteigenden Beträge zur Überweisung an die Kasse auf das o.g. Konto einzuzahlen.
Belege
Für sämtliche Einnahmen sind ordnungsgemäße Quittungen unter Verwendung der von der Kassengemeinschaft zur Verfügung gestellten, mit fortlaufenden Nummern versehenen Quittungsblöcken auszustellen und dem/der Einzahlenden auszuhändigen. Die Annahme von Schecks ist nicht zulässig. Für sämtliche Ausgaben ist auf dem Beleg ein Zahlungsbeweis (= Quittierung des/r Empfängers/in) erforderlich.
Kassenbücher, Belege und Kontoauszüge sind geordnet aufzubewahren. Die Belege sind zeitlich zu ordnen und je Abrechnung durchzunummerieren. Aus den Zahlungsbelegen muss der Zahlungsgrund eindeutig erkennbar sein, ggf. ist dieser zu ergänzen. Belege die kleiner als DIN A5 sind, sind auf DIN A4-Blätter aufzukleben. Belege auf Thermopapier sind zum Erhalt der Lesbarkeit zu kopieren, der Originalbeleg ist der Kopie beizufügen.
Buchführung
Die Zahlstellenverwaltung hat über alle Einnahmen und Ausgaben nach dem festgelegten Verfahren Buch zu führen. Die Kontierung der Zahlungen erfolgt anhand des vorgegebenen Kontenplans der Zahlstelle.
Abrechnung
Alle Einnahmen und Ausgaben der Zahlstelle sind im o.a. Turnus mit der Kasse abzurechnen. Außerhalb des regelmäßigen Abrechnungstermins ist unverzüglich mit der Kasse abzurechnen und eine Abführung von Barmitteln an die Kasse mit entsprechenden Anmerkungen zu veranlassen, wenn der Bargeldhöchstbestand der Zahlstelle den o.g. Höchstbestand um mehr als 10% übersteigt. Am Ende des Jahres ist in jedem Fall eine Abrechnung durchzuführen.
Diese Dienstanweisung tritt am __________ in Kraft.
______________ , den __________
_____________________________
(Unterschrift Leitung der Kassengemeinschaft)
Die vorstehende Dienstanweisung erkenne ich als Zahlstellenverwaltung der o.a. Zahlstelle als verbindlich an. Eine Ausfertigung der Dienstanweisung habe ich erhalten. Gleichzeitig bestätige ich, dass ich von den Mitarbeitenden der Kasse in die Aufgabe einer Zahlstellenverwaltung und in die Abrechnungsweise der Zahlstelle eingewiesen worden bin. Die Beendigung meines Dienstes als Zahlstellenverwaltung, wie auch Veränderungen der dieser Dienstanweisung zugrundeliegenden Aufgabe werde ich der Kasse unverzüglich mitteilen.
__________ , den ____________
___________________________
(Unterschrift Zahlstellenverwaltung)
Die Vertretung im Urlaubs- und Krankheitsfall übernimmt:
Herr/Frau _________________
_______________ , den __________
______________________________
(Unterschrift stellvertretende Zahlstellenverwaltung)
Eine stellvertretende Zahlstellenverwaltung konnte nicht eingerichtet werden.
Eine stellvertretende Zahlstellenverwaltung konnte nicht eingerichtet werden.
____________________________________________________________
(Begründung)
#Anlage 4
Niederschrift über den Wechsel einer Zahlstellenverwaltung gemäß § 16 Absatz 3
###der Kasse der Kassengemeinschaft: | ________ |
in der Kirchengemeinde/Einrichtung: | ________ |
Zweck: | ________ |
Übergeber: | ________ |
Übernehmer: | ________ |
Umfang der Übergabe: | ________ |
Die Zahlstelle ist geführt worden bis zur lfd. Nr. _____. Die Abstimmung der bisher getätigten Buchungen mit den vorgefundenen Geldbeständen ergibt folgenden Bestand:
1. | Buchmäßiger Bargeldbestand | ||
Einnahmen | € | ||
./. | Ausgaben | € | |
= | buchmäßiger Bestand | € |
2. | Buchmäßiger bargeldloser Bestand | ||
Einnahmen | € | ||
./. | Ausgaben | € | |
= | buchmäßiger Bestand | € |
3. | Buchmäßiger Geldbestand insgesamt | ||
Einnahmen | € | ||
./. | Ausgaben | € | |
= | Gesamtbestand | € |
Vorgefunden wurde in der Geldkassette _____ €.
Der Kontoauszug Nr. _____ des Kontos _____ weist einen Bestand in Höhe von _____ € aus. Somit ergibt sich ein Gesamtbetrag in Höhe von _____ €.
Der Gesamtbetrag
- deckt sich deckt sich nicht
mit dem oben ausgewiesenen buchmäßigen Bestand.
__________ , den __________
____________________
(Unterschrift Prüfer)
____________________
(Unterschrift bisherige Zahlstellenverwaltung)
____________________
(Unterschrift neue Zahlstellenverwaltung)