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Bezeichnung:

632

Stand/Datum des Downloads:

03.04.2025

Kirchenverordnung zur Vergabe von Aufträgen bei Lieferungen und Leistungen sowie Bauleistungen (VergabeVO)

Vom 11. März 2025

(ABl. 2025 Nr. XX S. X)

Die Kirchenregierung erlässt aufgrund von § 34 Kirchengesetz über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig (HKRG) vom 22. November 2019 (ABl. 2020 S. 102), geändert am 25. November 2022 (ABl. 2023 S. 14) folgende Kirchenverordnung:

Abschnitt 1
Allgemeine Bestimmungen

§ 1
Geltungs- und Anwendungsbereich

( 1 ) Diese Kirchenverordnung regelt die Vergabe von Aufträgen von Lieferungen und Leistungen sowie Bauleistungen in der Evangelisch-lutherischen Landeskirche in Braunschweig.

( 2 ) Sie findet Anwendung auf Ausschreibung, Vergabe und Vertragsregelungen zur Beauftragung und Abwicklung von Bauleistungen und Lieferungen und Leistungen, soweit nicht durch Dritte (z.B. Fördermittelgeber) eigene Vergabebestimmungen vorgegeben werden.

( 3 ) Diese Kirchenverordnung regelt insbesondere den Abschluss von

1. Kaufverträgen,

2. Dienstleistungsverträgen, mit Ausnahme von Dienstverträgen,

3. Mietverträgen über Gegenstände,

4. Leasingverträgen und

5. Werkverträgen (insbesondere Bauverträge).

§ 2
Begriffsbestimmungen

( 1 ) Bauleistungen sind Arbeiten jeder Art, durch die eine bauliche Anlage hergestellt, instandgehalten, geändert oder beseitigt wird.

( 2 ) Lieferungen und Leistungen sind die nicht unter Absatz 1 fallende Beschaffung von Wirtschafts- und Investitionsgütern sowie die Beauftragung von Dienstleistungen.

§ 3
Vergabearten

( 1 ) Folgende Vergabearten finden in der Evangelisch-lutherische Landeskirche in Braunschweig Anwendung:

1. Direktauftrag,

2. freihändige Vergabe,

3. beschränkte Ausschreibung und

4. öffentliche Ausschreibung.

( 2 ) Direktauftrag, freihändige Vergabe und beschränkte Ausschreibung sind nicht offene Verfahren.

( 3 ) Bei einem Direktauftrag werden Lieferungen und Leistungen bzw. Bauleistungen ohne vorgeschaltetes Vergabeverfahren unmittelbar schriftlich an einen ausgewählten Auftragnehmer vergeben. In besonders begründeten Ausnahmefällen kann eine Beauftragung auch mündlich erfolgen.

( 4 ) Bei freihändiger Vergabe werden Lieferungen und Leistungen bzw. Bauleistungen durch ein vereinfachtes formloses Verfahren vergeben, bei dem mindestens drei vergleichbare Bewerber berücksichtigt werden sollen.

( 5 ) Bei beschränkter Ausschreibung von Lieferungen und Leistungen bzw. Bauleistungen sollen durch ein förmliches Verfahren mindestens drei geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

( 6 ) Bei öffentlicher Ausschreibung werden Lieferungen und Leistungen bzw. Bauleistungen nach öffentlicher Aufforderung einer unbeschränkten Zahl von Unternehmern zur Einreichung von Angeboten vergeben.

§ 4
Vergabegrundsätze

( 1 ) Im Interesse einer sparsamen, wirtschaftlichen und nachhaltigen Verwendung der Haushaltsmittel sind Leistungen im Regelfall nach Wettbewerbsverfahren zu vergeben. Wettbewerbsbeschränkenden und -widrigen Handlungsweisen ist entgegenzuwirken (Wettbewerbsgrundsatz).

( 2 ) 1 Eine Beauftragung darf nur erfolgen, wenn die Vorschriften des kirchlichen Haushaltsrechts eingehalten werden. 2 Bei der Vergabe muss der sachgerechte, insbesondere wirtschaftliche Einsatz der den kirchlichen Körperschaften jeweils zur Verfügung stehenden Mittel gewährleistet werden. 3 Aufträge dürfen nur an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen erteilt werden.

( 3 ) Bei der Vergabe ist auf ein transparentes Vergabeverfahren unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsgrundsatzes abzustellen (Transparenzgrundsatz).

( 4 ) 1 Bei der Vergabe sind wirtschaftliche Kriterien zu berücksichtigen (Wirtschaftlichkeitsgrundsatz). 2 In die Betrachtung sind auch etwaige Folgekosten (z.B. Mieten, Wartung, Betriebskosten) einzubeziehen. 3 Gegenstände und Dienstleistungen, die regelmäßig benötigt werden, sollen nach einer vorausgegangenen Bedarfsermittlung für die Dauer eines angemessenen Zeitraums ausgeschrieben und beschafft werden.

( 5 ) 1 Eine angemessene Berücksichtigung nachhaltiger Aspekte bei der Vergabe von Aufträgen über Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen und von Rahmenvereinbarungen ist sicherzustellen. 2 „Nachhaltigkeit“ umfasst in diesem Zusammenhang neben der Einhaltung geltender Regelwerke und der Beachtung des kirchlichen Auftrags insbesondere eine angemessene Berücksichtigung von umwelt- und klimaschutzbezogenen, sozialen, aber auch von qualitativen und innovativen Aspekten, jeweils unter Beachtung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

§ 5
Vergabeverfahren

( 1 ) 1 Bei der freihändigen Vergabe sollen mindestens drei vergleichbare Angebote eingeholt werden. 2 Ein Unterschreiten der Anzahl ist schriftlich zu begründen. 3 Für die Vergabe sind ein Preisspiegel und ein Vergabevermerk zu fertigen. 4 Ob einer freihändigen Vergabe ein Teilnahmewettbewerb im Sinne des Absatzes 4 vorangestellt wird, ist im Einzelfall zu entscheiden. 5 Während des Vergabeverfahrens ist die Nachverhandlung der Angebote zulässig.

( 2 ) 1 Bei der beschränkten Ausschreibung werden Leistungen beschrieben und einer beschränkten Zahl von Unternehmen zur Einreichung von Angeboten übergeben. 2 Der beschränkten Ausschreibung kann ein Teilnahmewettbewerb im Sinne des Absatzes 4 vorangestellt werden. 3 Zur Verhütung von Manipulationen sind die Bewerber möglichst zu wechseln und ausreichend regional zu streuen.

4 Das Submissionsverfahren wird in vereinfachter Form angewandt:

1. Die Angebote sind vom Bieter in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und dürfen vor Ablauf der Abgabefrist vom Auftraggeber nicht geöffnet werden.

2. Dabei sind nur Angebote zugelassen, die bis zur Öffnung des ersten Angebotes vorlagen.

3. Die Öffnung der Angebote erfolgt durch zwei verfahrenskundige Mitarbeitende des Auftraggebers, von denen eine/r nicht unmittelbar mit dem Vergabeverfahren befasst sein darf. Bieter sind beim Eröffnungstermin zugelassen.

4. Beim Eröffnungstermin ist ein Protokoll zu erstellen, in dem mögliche Einwände in Bezug auf ein Angebot festgehalten werden.

5 Bei der beschränkten Ausschreibung darf nicht mehr mit den Bietern über Inhalt und Preis des Angebotes verhandelt werden.

6 Nach Prüfung der Angebote sind abschließend ein Preisspiegel und ein Vergabevermerk zu fertigen.

( 3 ) Das Verfahren der öffentlichen Ausschreibung richtet sich nach den für öffentliche Auftraggeber geltenden Regelungen in der jeweils geltenden Fassung.

( 4 ) 1 Bei einem Teilnahmewettbewerb wird die geplante Auftragsvergabe öffentlich bekannt gegeben und alle interessierten Unternehmen können Anträge auf Teilnahme stellen. 2 Unter Beachtung der allgemeinen Vergabegrundsätze werden aus diesen Bewerbern geeignete Unternehmen ausgewählt, die dann zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. 3 Der Antrag auf Teilnahme begründet keinen Anspruch auf Aufforderung zur Angebotsabgabe. 4 Ziel eines Teilnahmewettbewerbes ist es, qualifizierte Bewerber bzw. 5 Unternehmen für eine Leistung zu ermitteln.

§ 6
Dokumentation

( 1 ) 1 Das Vergabeverfahren ist bei freihändiger Vergabe, beschränkter und öffentlicher Ausschreibung auf geeignete und nachvollziehbare Weise schriftlich zu dokumentieren. 2 Sofern seitens des Landeskirchenamtes zu diesem Zweck Formblätter bereitgestellt werden, sind diese zu verwenden.

( 2 ) Bei der Dokumentation ist insbesondere

1. auf die Erstellung von Vermerken zur Feststellung der Eignung und zur Auswahl der Bewerber,

2. auf die Anfertigung von Niederschriften über den Eröffnungstermin und die Vergabeentscheidung sowie

3. auf die vertrauliche Behandlung und die sorgfältige Verwahrung der Unterlagen zu achten.

§ 7
Prüfung des Vergabeverfahrens

( 1 ) Nachprüfungsstelle für die Prüfung behaupteter Verstöße gegen die Einhaltung der Vergabebestimmungen für Lieferungen und Leistungen ist das Landeskirchenamt.

( 2 ) Das Landeskirchenamt ist ebenfalls Nachprüfungsstelle im Sinne der VOB/A für die Prüfung behaupteter Verstöße gegen die Einhaltung der Vergabebestimmungen bei Baumaßnahmen.

( 3 ) Die Nachprüfstelle muss organisatorisch von der Stelle, die den Auftrag vergibt, getrennt sein.

( 4 ) Einwendungen gegen das Vergabeverfahren sind unverzüglich an die Nachprüfstelle weiterzuleiten.

( 5 ) Für die Prüfung von Vergabeverfahren sind der Nachprüfstelle auf Anforderung unverzüglich die folgenden Unterlagen vorzulegen:

1. Vergabeunterlagen (Veröffentlichung, Aufforderung zur Angebotsabgabe, Firmenliste),

2. Niederschrift über den Eröffnungstermin mit Ergebnis der Angebotsprüfung,

3. Vergabevorschlag,

4. Vergabebeschluss,

5. Leistungsbeschreibung bzw. -verzeichnis.

( 6 ) 1 Bis zur Entscheidung der Nachprüfungsstelle ist eine Zuschlagserteilung auszusetzen. 2 Gegebenenfalls ist die Zuschlagsfrist zu verlängern.

Abschnitt 2
Lieferungen und Leistungen

§ 8
Anwendung der Vergabearten

( 1 ) Der Direktauftrag ist zulässig bis zu einem Volumen des Einzelauftrages von 1.000 Euro netto.

( 2 ) 1 Eine freihändige Vergabe ist zulässig, wenn das Volumen des Einzelauftrages 50.000 Euro netto nicht übersteigt. 2 Darüber hinaus ist eine freihändige Vergabe ausnahmsweise zulässig bei einem Volumen des Einzelauftrages bis zu 100.000 Euro netto, wenn

1. für die Leistung aus besonderen Gründen nur ein Unternehmen in Betracht kommt
(z. B. Patentschutz, besondere Erfahrung, Zuverlässigkeit oder besondere Einrichtungen oder Geräte für bestimmte Ausführungsarten);

2. die Leistung besonders dringlich ist;

3. die Leistung nach Art und Umfang vor der Vergabe
(d.h. zu Beginn des Vergabeverfahrens) nicht so eindeutig und erschöpfend beschrieben werden kann, dass hinreichend vergleichbare Angebote erwartet werden können oder

4. eine Leistung von einer bereits vergebenen Leistung nicht ohne Nachteil getrennt werden kann.

( 3 ) Eine beschränkte Ausschreibung muss stattfinden, wenn das Volumen des Einzelauftrages 50.000 Euro netto bzw. in den Fällen des Absatz 2 100.000 Euro netto übersteigt.

( 4 ) Eine öffentliche Ausschreibung muss stattfinden, wenn sie aufgrund der Förderbestimmungen Dritter für Zuschüsse gefordert wird.

( 5 ) Erstreckt sich ein Auftrag über mehrere Jahre, ist bei der Entscheidung über die Vergabeart das erwartete Gesamtvolumen maßgeblich.

§ 9
Eignungskriterien bei freihändiger Vergabe und beschränkter Ausschreibung

( 1 ) 1 Der Auftraggeber kann im Hinblick auf die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und die wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit Anforderungen stellen, die sicherstellen, dass die Bewerber oder Bieter über die erforderliche Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags verfügen. 2 Die Anforderungen müssen mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung und zu diesem in einem angemessenen Verhältnis stehen.

( 2 ) Soweit eintragungs-, anzeige- oder erlaubnispflichtige Tätigkeiten Gegenstand der Leistung sind, kann der Auftraggeber zu jedem Zeitpunkt des Verfahrens entsprechende Nachweise der Befähigung und der Erlaubnis zur Berufsausübung verlangen.

( 3 ) Nicht erfüllte abgefragte Eignungskriterien führen zum Ausschluss des Bewerbers.

( 4 ) Darüber hinaus können Bewerber ausgeschlossen werden,

1. über deren Vermögen das Insolvenzverfahren eröffnet oder dessen Eröffnung beantragt oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde,

2. deren Unternehmen sich in Liquidation befinden,

3. die nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit als Bewerber infrage stellt,

4. die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben,

5. die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben,

6. die sich nicht bei der Berufsgenossenschaft angemeldet haben,

7. die sich erkennbar kirchenfeindlich verhalten.

Abschnitt 3
Bauleistungen

§ 10
Anwendung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A

Bei der Vergabe von Bauleistungen soll die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) in ihrer jeweils geltenden Fassung nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen angewendet werden.

§ 11
Anwendung der Vergabearten

( 1 ) Der Direktauftrag ist zulässig bis zu einem Volumen des Einzelauftrages von 10.000 Euro netto.

( 2 ) Eine freihändige Vergabe ist zulässig, wenn das Volumen des Einzelauftrages 30.000 Euro netto nicht übersteigt.

( 3 ) Eine beschränkte Ausschreibung muss stattfinden, wenn das Volumen des Einzelauftrages 30.000 Euro netto übersteigt.

( 4 ) Eine öffentliche Ausschreibung muss stattfinden, wenn sie aufgrund der Förderbestimmungen Dritter für Zuschüsse gefordert wird.

§ 12
Auswahl des Bieterkreises

( 1 ) Im Rahmen der Vergabe ist auf eine Streuung der aufgeforderten Unternehmen zu achten.

( 2 ) Mindestens ein zur Angebotsabgabe aufgefordertes Unternehmen soll außerhalb des Gebietes der kirchlichen Körperschaft ansässig sein, die den Auftrag vergibt.

( 3 ) Unternehmen, die mit der Ausarbeitung von Ausschreibungsunterlagen betraut waren, sollen bei der Auswahl des Bieterkreises keine Berücksichtigung finden.

( 4 ) Der Auftraggeber kann im Hinblick auf die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und die wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit Anforderungen stellen, die sicherstellen, dass die Bewerber oder Bieter über die erforderliche Eignung (Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit) für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags verfügen.

( 5 ) Darüber hinaus können Bewerber ausgeschlossen werden,

1. über deren Vermögen das Insolvenzverfahren eröffnet oder dessen Eröffnung beantragt oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde,

2. deren Unternehmen sich in Liquidation befinden,

3. die nachweislich eine schwere Verfehlung begangen haben, die ihre Zuverlässigkeit als Bewerber infrage stellt,

4. die ihre Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung nicht ordnungsgemäß erfüllt haben,

5. die im Vergabeverfahren vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf ihre Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben haben,

6. die sich nicht bei der Berufsgenossenschaft angemeldet haben,

7. die sich erkennbar kirchenfeindlich verhalten.

§ 13
Vergabeunterlagen

( 1 ) 1 Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen ist auf die Vereinbarkeit mit der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil B zu achten. 2 Im Übrigen sind jeweils die „Zusätzlichen Vertragsbedingungen“ der Landeskirche zu verwenden.

( 2 ) 1 Auf die Erstellung der Leistungsbeschreibung nach den Vorgaben der VOB/A ist ein hohes Maß an Sorgfalt zu verwenden. 2 Insbesondere müssen die Mengen nach dem tatsächlichen Bedarf ermittelt werden. 3 Stundenlohnarbeiten sollen nur im Ausnahmefall angesetzt werden und bedürfen einer besonderen Begründung. 4 Dies gilt auch bei der Einholung von Angeboten im Wege der freihändigen Vergabe, da nur so eine Vergleichbarkeit der Angebote gewährleistet ist.

( 3 ) Auf die Vereinbarung von Sicherheitseinbehalten für die Vertragserfüllung soll verzichtet werden.

( 4 ) 1 Für die Erfüllung der Verpflichtungen aus der Gewährleistung kann ab einer Abrechnungssumme von 30.000 Euro netto in der Regel 5 vom Hundert des Betrages als Sicherheitsleistung erhoben werden. 2 Bei einer Abrechnungssumme ab 250.000 Euro netto ist eine solche Sicherheitsleistung zu erheben.

( 5 ) Von den aufgeforderten Unternehmen ist eine Tariftreueerklärung zu fordern.

§ 14
Vertragsarten

( 1 ) Bauleistungen sollen grundsätzlich im Rahmen von Einheitspreisverträgen vergeben werden.

( 2 ) Werden Bauleistungen im Rahmen eines Pauschalvertrages vergeben, so ist darauf zu achten, dass dem Angebot eine detaillierte Leistungsbeschreibung beigefügt ist.

§ 15
Prüfung und Wertung der Angebote

( 1 ) Die Angebote sind entsprechend den Vorgaben der VOB/A zu prüfen und zu werten.

( 2 ) Organisatorisch ist sicherzustellen, dass die Erstellung der Ausschreibung einerseits und die Durchführung des Eröffnungstermins andererseits von verschiedenen Personen wahrgenommen werden.

( 3 ) Der Zuschlag ist auf das – unter Berücksichtigung aller relevanten Gesichtspunkte – wirtschaftlichste Angebot zu erteilen.

( 4 ) Die Ortsansässigkeit eines Bieters allein stellt keinen Gesichtspunkt dar, der die bevorzugte Wertung eines Angebotes rechtfertigt.

( 5 ) Sofern das relevante Angebot eine Abweichung von 20 vom Hundert zum nächsthöheren Angebot aufweist, soll die Kalkulation des günstigsten Angebotes überprüft werden.

( 6 ) Bei Unklarheiten ist dem Bieter aufzugeben, die ordnungsgemäße Kalkulation seines Angebotes schlüssig nachzuweisen.

Abschnitt 4
Schlussbestimmungen

§ 16
Inkrafttreten

( 1 ) Diese Kirchenverordnung tritt am 1. April 2025 in Kraft.

( 2 ) Gleichzeitig treten die Richtlinien für die Vergabe von Bauleistungen an und in kirchlichen Gebäuden und Räumen in der Neufassung vom 1. Februar 2022 (ABl. 2022 S. 38) außer Kraft.