1 Die Ordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung (Kassation) von Schriftgut¹# gilt für alle kirchlichen Dienststellen, die Schriftgut in Form von Registraturen, Altregistraturen oder Archiven verwalten. 2 Sie gilt entsprechend für den Bereich des Diakonischen Werkes und für andere selbstständige kirchliche Einrichtungen und Werke, soweit die zuständigen Organe die Übernahme beschlossen haben.

( 1 ) Grundsätzlich wird nur das Schriftgut aufbewahrt, das im eigenen Amtsbereich erwächst und zur Erfüllung der jeweiligen Aufgaben benötigt wird.

( 2 ) 1 Das Schriftgut ist geordnet aufzubewahren. 2 Die Ordnung erfolgt nach dem jeweils geltenden Aktenplan oder in Absprache mit dem Landeskirchlichen Archiv nach archivalischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen.

( 1 ) In der Registratur wird nur das Schriftgut aufbewahrt, das zur Erfüllung der eigenen Aufgaben laufend benötigt wird.

( 2 ) In der Altregistratur wird das Schriftgut aufbewahrt, das nicht mehr laufend benötigt wird, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden muss.

( 3 ) 1 Im Archiv wird das archivwürdige Schriftgut aufbewahrt, das von der Verwaltung nicht mehr laufend benötigt wird. 2 Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereichs wahrnehmen.

( 1 ) Schriftgut ist archivwürdig, wenn es Leben und Wirken der Kirche dokumentiert, der Rechtssicherung dient oder für die wissenschaftliche oder heimatgeschichtliche Forschung Bedeutung hat; andere zum Beispiel kommerzielle und künstlerische Gesichtspunkte können berücksichtigt werden.

( 2 ) Archivwürdiges Schriftgut ist dauernd aufzubewahren.

( 1 ) 1 Rechtzeitiges Aussondern des nicht mehr benötigten Schriftgutes erhält Wert und Funktionsfähigkeit der Registratur. 2 Das Aussondern erfolgt nach dem dieser Verwaltungsanordnung beigefügten Aufbewahrungs- und Kassationsplan, in dem festgelegt ist, welches Schriftgut dauernd oder befristet aufbewahrt wird. 3 In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Landeskirchlichen Archivs einzuholen.

( 2 ) Schriftgut, das in die Altregistratur oder in das Archiv überführt wird, ist in Abgabelisten zu verzeichnen.

( 3 ) Schriftgut, das ausschließlich das Wirken Dritter dokumentiert, ist an das zuständige Archiv abzugeben.

( 1 ) 1 Nicht archivwürdiges Schriftgut soll in regelmäßigen Abständen vernichtet (kassiert) werden. 2 Dabei verfahren die kirchlichen Körperschaften, Einrichtungen und Werke selbstständig nach dem für sie geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan.

( 2 ) Schriftgut aus der Zeit vor 1950 darf nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs vernichtet (kassiert) werden.

( 3 ) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welches Schriftgut in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden ist.

( 1 ) Nicht archivwürdiges Schriftgut darf nicht in den Handel gebracht werden.

( 2 ) Bei der Vernichtung (Kassation) durch Dritte muss durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein, dass das Schriftgut nicht missbräuchlich verwendet wird.

1 Diese Ordnung tritt am 1. Januar 1990 in Kraft. 2 Zugleich tritt die Verwaltungsanordnung über das Ausscheiden und Vernichten wertlosen Schriftgutes vom 17. Januar 1968 (Amtsbl. S. 8) mit der Änderung vom 28. April 1986 (Amtsbl. S. 73) außer Kraft.

1 Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan dient dazu, das in den Registraturen angewachsene amtliche Schriftgut auf das notwendige Maß zu beschränken und nicht mehr benötigtes Schriftgut frühzeitig auszusondern. 2 Das ausgesonderte Schriftgut ist je nach seinem Wert auf Dauer zu archivieren oder nach Ablauf von festgelegten Aufbewahrungsfristen zu vernichten (Kassation).

2 Unter »Schriftgut« sind nicht einzelne Schriftstücke zu verstehen, sondern die bei der Erledigung amtlicher Aufgaben anwachsenden, aus Vorgängen gebildeten Akten. 3 Dementsprechend soll die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner usw. angelegten Akteneinheiten. 4 Die im folgenden Plan in Klammern genannten Betreffe und Schriftgutformen sind also nur als Erläuterung zu verstehen. 5 Keineswegs ist daran gedacht, die Akten Blatt für Blatt darauf durchzusehen, welche Schriftstücke erhalten und welche kassiert werden sollen. 6 Diese Entscheidung soll vielmehr für den jeweiligen Aktenband insgesamt getroffen werden. 7 Enthält ein Aktenband Vorgänge von sehr unterschiedlichem Erhaltungswert, wird die Entscheidung nach dem überwiegenden Inhalt getroffen.

8 Ohne die Einwilligung des Facharchivs darf nur das unter den Ziffern 2 bis 6 genannte Schriftgut vernichtet werden, sofern es erst nach 1950 entstanden ist und die genannten Vorbedingungen erfüllt sind.

9 Alle Schriftgutarten, die im folgenden Plan nicht genannt sind, müssen, selbst wenn ihnen kein Erhaltungswert zuzukommen scheint, vorerst aufbewahrt werden; denn die fachliche Entscheidung über deren Archivierung oder Kassation trifft das Landeskirchliche Archiv. 10 Ebenso sollte in Zweifelsfällen und bei begründeten Ausnahmen nicht ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.

11 Die im Titel aufgeführten Institutionen, für die dieser Aufbewahrungs- und Kassationsplan gilt, sind im folgenden Plan nur in der verkürzten Form »Kirchengemeinden (usw.)« genannt. 12 Andere kirchliche Dienststellen und Einrichtungen können den Aufbewahrungs- und Kassationsplan in Absprache mit dem für sie zuständigen Facharchivar analog anwenden.

13 Akten und Aktengruppen, die dauernd aufzubewahren sind, werden entsprechend der Reihenfolge der Hauptgruppen der Schriftgutordnung der EKD aufgeführt (Schriftgutordnung mit Aktenplan für Kirchengemeinden, Kirchenkreise, Dekanate, Propsteien und Verbände sowie landeskirchliche Einrichtungen in der ev. Kirche. – Göttingen Vandenhoeck und Ruprecht, 1980), die in ihrem Aufbau weitgehend mit der Registraturordnung der Landeskirche übereinstimmt.

Am wurden die nachfolgend aufgeführten Akten der / des (Kirchengemeinde usw.) aus der Registratur / Altregistratur ausgesondert und unter Berücksichtigung der im Aufbewahrungs- und Kassationsplan genannten Fristen und Vorbedingungen vernichtet.

Die Vernichtung erfolgt durch die Firma , die sich in einem schriftlichen Vertrag zur unverzüglichen Vernichtung verpflichtet hat.

Kassiertes Schriftgut:

Ort, Datum Unterschrift